Seguridad de PDF: estrategias para proteger la documentación

Los documentos PDF son el tipo de archivo más usado para compartir información importante entre pares. Bien sea documentos internos de una empresa, contratos, estrategias o cualquier tipo de información, este es el formato dominante. Por eso, nacen diversas necesidades como editar PDF o como veremos en este post, proteger PDF.

Y es que, según Kaspersky, en 2023 hubo un incremento del 217% de los ataques con ransomware y una de las formas de hacerlo fue a través de documentos PDF. Lo que pone de manifiesto la necesidad de encriptar PDF para proteger la información que has compartido o no caer en trampas maliciosas.

Por eso hoy, queremos hablar en detalle sobre la protección de archivos PDF. Toma nota y que no te agarren desprevenido.

Protección básica de documentos PDF

La seguridad se maneja en dos ámbitos principales: la seguridad de las aplicaciones (software) y la seguridad del contenido.

• Seguridad de aplicaciones. Esta se centra en adaptar las funciones de seguridad para salvaguardar los documentos frente a ataques maliciosos, vulnerabilidades y otros riesgos. Los usuarios con conocimientos avanzados tienen la opción de personalizar la aplicación que usen a través de su interfaz. Además, los administradores de sistemas empresariales pueden realizar configuraciones a nivel del Registro.
• Seguridad de contenido. Se relaciona con el uso de las funcionalidades del producto para proteger la integridad del contenido de un PDF. Estas funciones son claves para impedir la impresión no deseada de documentos PDF, alteraciones no autorizadas en los archivos, asegurar la privacidad de la información confidencial, entre otros. Funcionalidades como establecer una contraseña PDF y bloquear PDF son ejemplos de cómo se puede reforzar la seguridad del contenido.

Pero esto es solo la protección básica, si quieres que tus archivos tengan mayor nivel de seguridad, encriptar el PDF. Veamos.

Cifrado de documento PDF

Hay herramientas digitales que te permiten cifrar un PDF para que tenga una mejor protección. No estamos hablando de las contraseñas que puedes poner en tu documento Acrobat, sino de métodos como los que ofrece Lumín PDF.

Y es que, gracias a la firma electrónica, se puede proteger un PDF de una manera más óptima. Además, por su característica, este método es el ideal para evitar ser víctima de ataques enviados a través de este tipo de archivos.

Con la firma digital, el firmante está plenamente identificado, además, se pueden gestionar permisos únicos para cada tipo de usuario.

Por otro lado, también es conveniente elegir el nivel de cifrado adecuado para encriptar PDF. ¿Cómo saberlo? Las siguientes estrategias te van a ayudar a determinar el nivel de encriptación que necesita tu documento:

• Evalúa el contenido del archivo. Si vas a compartir datos personales, secretos de la empresa o datos financieros, lo mejor es optar por un nivel de encriptación alto.
• Escoge el tipo de cifrado. Hay dos tipos de cifrado, el simétrico y el asimétrico. Para documentos simples, el simétrico va bien, pero si son documentos con contenido sensible, lo mejor es el cifrado asimétrico.
• Determina el nivel de encriptación. Los niveles de encriptación se miden en bits, entre más alto sea el número mayor será la protección. En caso de querer proteger un PDF con datos financieros sensibles, lo mejor es que escojas la encriptación de 256 bits.

Control de permisos y accesos

Proteger un PDF es posible al determinar los permisos y acceso que cada persona con acceso a él puede tener. Por ejemplo, puedes definir qué usuarios están en capacidad de editar el archivo o comentar sobre él, también puedes proteger el PDF solo lectura para otros miembros del equipo. Esto te garantiza saber lo que cada persona puede y no puede hacer. Es un nivel de protección adecuado para procesos internos.

Para un mejor manejo de este tipo de protección, poner contraseña a un PDF, lo mejor es usar software especializados como Lumín PDF.

Esta herramienta te permite trabajar en equipo en un mismo documento. Los usuarios que elijas pueden editar, comentar o subrayar el PDF y todo en tiempo real, aumentando así la eficacia y la proactividad.

Llegar a ese punto requiere de algunas consideraciones para que la protección no se interponga con el flujo de trabajo. Algunas de ellas son;

• Equilibrio entre seguridad y accesibilidad.
• Revisión y actualización de permisos.
• Cumplir con las políticas de privacidad y seguridad.
• Capacitar de forma adecuada a los usuarios.

Firma electrónica y autenticación

Ya hablamos de la capacidad de la firma electrónica para proteger PDF. Ahora vamos a hablar de su capacidad para autentificar documentos y las estrategias que debes usar para validar firmas digitales en archivos PDF.

La tecnología de firma electrónica se basa en dos elementos fundamentales:

• Primero, un método que garantiza la inviolabilidad de la firma. Cada usuario dispone de un par de claves únicas, y el sistema está diseñado de manera que los datos cifrados con una de estas claves solo pueden ser descifrados con la otra.
• Segundo, una infraestructura que asegura la verificación de la identidad del firmante.

En caso de que quieras validar una firma, lo tienes muy fácil, como la mayoría de archivos son creados con Adobe, solo debes seguir estos pasos;

1. Abre el archivo PDF y haz clic en el panel de firma.
2. Una vez en el panel, pulsa el clic derecho sobre la o las firmas que deseas validar y presiona “Validar firma”.
3. Luego pulsa en propiedades de la firma para continuar.
4. Después presiona donde dice “Mostrar certificado de firmante” y podrás ver los datos de la persona que firmó el documento.

Así de sencillo es el proceso de verificación. Claro, todo esto es más sencillo si usas herramientas como Lumín PDF para firmar documentos y proteger PDF.

Protección contra impresión y copiado no autorizado

¿Quieres preservar la integridad de un documento PDF? Entonces, debes implementar restricciones en los archivos como, por ejemplo, proteger PDF solo de lectura.

Además, también puedes:

• Aplicar configuraciones de seguridad en el PDF. Usa herramientas de edición de PDF para establecer restricciones que impidan la impresión y el copiado del contenido.
• Configurar contraseñas de permiso. Poner contraseña a PDF que limiten las acciones de copiado e impresión a los usuarios.
• Usar marcas de agua. Incluye marcas de agua que identifiquen al usuario o la naturaleza confidencial del documento.
• Aplicar registro de actividad. Mantén un registro de cuándo y quién visualiza el documento para monitorear el uso.

Estas medidas aseguran que la información crítica permanezca protegida y se utilice adecuadamente.